Manual del  Sistema  de Gestión de Correspondencia y Archivos  Oficiales

LOGISTICS AND TRAVEL COLOMBIA S.A.

Objetivos:

Generales:

El presente manual le permite a la empresa desarrollar las actividades normales de correspondencia y archivo, sustentados en herramientas teóricas y legales para la estandarización en la producción y manejo de la información, permitiendo agilizar y modernizar los procesos y procedimientos.

Específicos.

1.    Normalizar el trámite de documentos de acuerdo con su característica y su destinación final.

2.    Establecer principios formales para la administración de las comunicaciones oficiales  y definir conceptos quefundamentan  la gestión de la correspondencia, recepción, registro, distribución, elaboración, alistamiento radicación envió y archivo de las comunicaciones de la entidad. 

3.    Señalar y establecer las funciones y responsabilidades de los funcionarios de la empresa.

4.    Lograr establecer las pautas para la adecuada administración de los registros documentales que  se generan como consecuencia de la ejecución de las funciones de cada una de las áreas de trabajo. Teniendo en cuenta los principios de orden original y procedencia como también el levantamiento de Tablas de Retención para un adecuado desarrollo del ciclo vital de los documentos.

Sistema de Correspondencia al interior de

LOGISTIC AND TRAVEL COLOMBIA S.A.

Comunicaciones Oficiales Externas:

Son las comunicaciones recibidas en las ventanillas únicas de radicación de la empresa, a través de las redes de correos. Hacen parte de la correspondencia allegada  a la empresa.

Recepción correspondencia externa:

Procedimiento por medio del cual la empresa, recibe las comunicaciones oficiales omitidas y dirigidas por otras entidades.

Ventanilla Única:

La entrega de las comunicaciones oficiales externas, siempre se debe realizar por la ventanilla única de correspondencia ubicada en el primer piso en la entrada de la entidad.

Se deja constancia de hora y fecha de acuso de recibo bajo los estándares manejados por la empresa.

Correspondencia enviada:

Sera generada por las áreas de trabajo de la empresa, alistada y empacada como lo dicte la norma. Radicada en el departamento de correspondencia de la empresa. Correspondencia se encargara de hacer el trámite para su envió.

Sistema de Archivos al interior de

 LOGISTICS AND TRAVEL COLOMBIA S.A.

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TAREA	EJECUCIÓN	INTERVENCIÓN
Capacitación de personal	Implementación de un programa masivo de capacitaciones a funcionarios y contratistas. En materia de técnica archivística para organización de archivos de gestión.	Grupo de la coordinación  de archivo, con conocimientos específicos en archivística.
Levantamiento de Tablas de Retención Documental	Aplicación de la encuesta: Estudio de unidad documental. Consolidación de información para análisis y posterior reunión con las oficinas  productoras. Aprobación y reunión con el comité de archivo. Presentación.	Coordinador  de archivo. Auxiliar de la coordinación.
Construcción del Plan Integral de Gestión Documental